下面是小编为大家整理的以IBM、CBC、Disney为例浅述国外知名企业档案馆网站特色,供大家参考。
以 IBM、CBC、Disney 为例浅述国外知名企业档案馆网站的特色 ——Characteristic of Known Enterprises Archives Website Abroad:Taking IBM、CBC、Disney Websites as Examples 作
者：
明欣
作者简介：
明欣，武汉大学信息管理学院
原发信息：
《北京档案》2014 年第 20148 期 第 37-39,57 页
内容提要：
本文以国外三个知名企业档案馆网站特色为视角，通过分析它们的特色与优势，从增强服务意识、效率意识、技术支持力度、保密意识四个方面对我国企业档案馆网站的建设提出自己的想法。
Characteristic of Known Enterprises Archives Website Abroad:Taking IBM、CBC、Disney Websites as Examples
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词：
国外企业/档案馆网站/特色/启示
期刊名称：
《档案学》 复印期号：
2015 年 02 期
当今世界不断朝着网络化的发展方向前进，网络在人们日常生活中发挥着越来越重要的作用，档案数字化是档案发展的必然趋势，因此我国企业若想获得更好的发展，建立档案馆网站进行宣传不失为一个好的办法。
笔者通过对 IBM、CBC、Disney 三个国外知名企业的档案馆网站进行调研，对我国企业档案馆网站的建设提出自己的想法。
一、国外知名企业档案馆网站的介绍
(一)IBM 公司档案馆网站(IBM Archives)
IBM 公司档案馆成立于 1964 年，馆藏档案共有 10000 立方英尺，包括 3000 张照片、5000 盒声像档案、2000 件档案展品。[1]IBM 公司用先进实用的国际管理思想，创造性地帮助无数企事业单位成功实现信息化，如“杭州档案局在 IBM 公司的内容管理平台上构建的基于网络现代化的网上数字档案馆”[2]，其自身的档案馆信息化程度可见一斑，档案馆网址为 http://www-03.ibm.com/ibm/history/。IBM 公司档案馆网站设计首先以简单的黑、白、灰为主色调，简洁明了地展示了[3]IBM 公司以往设计出的优秀解决方案和公司大事记、文件以及多种载体形式的声像档案(部分可下载)。主页中还有一项用来解释各个模块的用途“使用档案馆网站”(Using the Archives site)的栏目，从而指导访问者更便捷地利用网站。
IBM 主页
IBM 公司档案馆网站另一特色的就是效率意识高。以 2011 年为庆祝IBM 公司成立 100 周年的“IBM100”项目为例，来与我国如新浪、比特等新闻媒体——进行了对比，可以发现 IBM 公司的网站首页上内容简洁，仅有“IBM 视觉徽章”(Icons of Progress)、“相关视频”(Films)、“Think 产品展”(Think exhibit)等几个一级栏目，而各种具体内容则通
过各级清晰明确的分层，在一级栏目内展示，给人的感觉十分清爽简洁，而没有给人一种拖沓疲倦之感。作为是全球最大的信息技术和业务解决方案公司，IBM 公司的档案馆网站的这一风格无疑为我国涉及 IT 相关公司利用档案馆网站保管资料、宣传企业形象提供了一个模板。
总的来看，简洁明了、注重效率是 IBM 公司档案馆网站最大的特点，这完全体现了 IBM 公司追求简单高效的风格，也为其他公司的网站建设提供了一个可参考的成功案例。
IBM 100 主页
(二)CBC Archives
CBC(全称 Canadian Broadcasting Corporation)是加拿大广播公司，是加拿大历史最悠久的广播业者。CBC 档案馆有丰富的历史资源，网址为 http://www.cbc.ca/archives/。用户可在网站中观看其开播以来的所有电视、电台节目。由于加拿大语言的特殊性，在网页中可将语言直接换为法语浏览。网页设计的颜色主要以老红色、灰色、白色为主，显得庄重大气。
CBC 档案网站最大的特色是其在网站各个方面中体现出的服务意识。由于它所存储的资源丰富，且分类科学明晰，在每一个一级栏目中都内设有二级栏目，如“Categories”(目录)中设有艺术与娱乐、经济金融、环境、健康、生活风格、政策、科学技术、社会、体育、战争与冲突等子栏目，这些几乎涵盖了社会的方方面面，档案网站中给用户提供了十
分丰富的资源。其次，它还提供了一种高级搜索功能，即“历史上的今天”(On This Day)这一栏目。它与现流行的社交工具——人人网的桌面有一些相似，但 CBC 并不仅仅只显示那一天的内容，用户可以自己选择月份和日期来查看历史上的今天发生的故事；“老师资源”(For Teachers)由“教学资源”(Educational Materials)、“课堂小贴士”(Classroom Tips)、“评估体系”(Assessment Suite)组成，为教育工作者提供了许多便利资源。
CBC 主页
总的来说，CBC Archives 网站资源量丰富，分类科学合理、服务意识、人性化强，这不仅满足用户多种需求，同时还非常注重历史和教育资源的整理，这很值得我国企业学习。
(三)迪士尼公司档案馆网站(Disney Archives)
迪士尼档案馆是在 1970 年由 Dave Smith 创建[4]，该馆收集了自公司成立以来所有的资料，该档案馆网站(https://d23.com/walt-disney-Archives/)与迪士尼官方粉丝俱乐部(D23 The Official Disney Fan Club)、迪士尼童话(Disney Legends)、迪士尼展览会(D23 Expo)相互链接，用户可以随时加入俱乐部或者了解迪士尼最新的展览会等相关资讯。迪士尼公司的档案馆网站中还配有各种各样可爱的并搭配出各种鲜明靓丽的色彩的卡通人物插图。如主页就使用了大家十分熟悉的米老鼠图像，配
上魔幻的紫色，给人一种魔法世界的感觉，与其以少年儿童为主要目标人群的定位相符合，有较强的趣味性和可读性。
迪士尼公司的档案馆网站的特点就是注重档案资源的收集和与用户之间的沟通交流，以及利用其档案资料进行宣传工作。迪士尼公司制作的每一部电影、动画等作品和与之相关联的基本资料、道具、演员情况信息或物品都会被档案馆精心收藏起来。在长期的日积月累中使网站上有着丰富的人物介绍、电影在线和传记、影片记录、获奖年表、迪士尼字母检索、历史剪影，以及馆长 Dave Smith 汇编的迪士尼官方百科全书(Disney A to Z：The Official Encyclopedia)等资源丰富而全面。档案馆网站主页中的互动方面，以“馆长趣味小知识”(Ask Dave)这一环节的设置就是很好的典范，它以问答的形式提供了许多新鲜有趣的信息，不仅使读者能轻松了解自己想要的信息，还使企业能够快捷地收到读者或是消费者的反馈意见或是建议从而进行修改或改进，自此增强了档案馆网站与用户之间的互动。而在宣传公司形象方面，该网站与迪士尼粉丝俱乐部(D23 Fan Club)、迪士尼展览(D23 Expo)、迪士尼传奇(Disney Legends)等网站建有链接，使用户在阅览其中一个网页时可以方便地打开邻近网页，这方便了用户的同时更加有利于企业文化横向宣传。该网站还经常举办诸如“Treasures of The Walt Disney Archives”(珍贵档案展)，向民众们展示迪士尼公司成立以来的一些珍贵档案，不仅通过档案强化迪士尼在公众心中的印象，从中不断地而充分发挥着档案的利用价值。
总的来说，迪士尼档案馆网站更注重于档案的收集以及利用，服务意识和效率意识都较强。尤其是其利用档案资源对公司进行文化宣传的方式，十分值得我国企业学习。
DISNEY 主页
DISNEY 档案馆网站博客介绍
DISNEY 相关链接网站
二、国外知名企业档案馆网站的特色
总结以上几个档案馆的网站可以发现，虽然它们各有特色，但仍有一些共通之处。
(一)服务意识强
1.档案信息资源丰富且形式多样
信息资源是企业档案馆网站的血肉，在内容、数量上尽可能丰富它，使它的展现服务和形式的丰富及多样化。如 IBM 档案馆网站的“展览”(Exhibits)栏目中就有优秀的市场营销、人物、产品服务等展览。在档案馆网站中的“文件”(Documents)栏目中收集了字典 IBM 和电脑术语、IBM 公司介绍、管理原则和实践等；在资源类型上除了文本文件外，还有多媒体文件，如 1915 年 Thomas Watson 谈论 IBM“Think”思想的音频以及讲稿等。
2.档案信息资源整合、分类简单明晰
这些企业的档案馆网站都是开放的，网站所传递的信息会在互联网上被各种用户群体浏览，因此，档案馆网站中宣传企业形象和扩大企业品牌影响力的作用是显而易见的。企业档案馆网站是通过一定的展现方式将馆藏资源有组织地再现于网络上的，其中一级类目的设置是档案信息资源组织的重要体现，用户通过浏览类目的设置就能直观地了解网站主要信息资源，因此一级类目的分类是十分重要的。如表 1 中将三个国外档案馆网站的一级类目设置情况作出比较。可以发现，所有的一级类目分类都十分科学，显然是已经将资源进行了有组织、系统化、简明实用的整合。其过程就是把相互独立的、多元异构的、分散的档案馆网站的信息资源，通过整合形成一个统一的档案馆网站信息资源的整体或是利用平台。[5]这也提高了用户的检索速度和检索效率，满足了用户的利用需求，充分发挥了档案的价值。
3.档案信息资源更新速度快
档案馆网站建立的目的就是给用户们提供需要的档案信息，因此档案信息资源的更新速度便更能体现出一个公司的服务意识。以 Disney 公司档案馆网站为例，截止到 2013 年 12 月 15 日，其档案馆网站上最新的一条资讯日期为 2013 年 12 月 2 日，而且保持着每月至少有一个栏目更新的速度。这使档案馆网站能够吸引用户反复频繁浏览网页来增强吸引力。
(二)效率意识强(目的性强)
档案馆网站栏目的设置往往与其建设目的以及宣传定位相符合，侧重宣传企业历史与档案文化，以及为用户提供珍贵的档案信息资源辅助企业相关业务的开展，进而创造价值。因此，网站的形式、内容都应该反映公司的性质和特色。以 Disney 的档案馆网站为例，由于 Disney 公司主要群体为青少年和儿童，因此档案馆网站上除有一些广为人知的卡通形象的图片外，为该公司业务范围不断拓展，在档案馆网站上也有许多相关链接以及广告宣传的产品。
此外，在 CBC Archives 档案网站中，每一个资源对应的链接旁都有其被点击过的次数，点开资源后也可以发现有“引用”(Citation)一栏显示该资源最近一次的更新时间以及最近一次被查阅的日期。这有利于工作人员统计档案的利用次数，更好地整合档案，进而为公司提供一些有价值的参考数据。
(三)技术支持力度大
作为世界知名企业，本文提及的三个公司有着雄厚的资金支持(IBM公司每年会拨款 100 万美元，解决档案工作发展的经费问题)，因此其企业档案馆网站技术水平也相对高一些。比如，上述的三个网站的主页上都有其他相关网站的链接，用户可以直接进入而不需要二次查询进入。由于资金充足，网站上的信息更新速度快，用户可以在上面查找到最新的各种咨询。具体以 CBC 公司档案馆网站为例，它在检索资源方面，不仅设置了站外检索，还有站内的高级检索，可以在不同数据库(主题、电台剪辑、电视剪辑、教育活动和做客人物和 CBC 的大人物)从关键词、人名、节
目、时间和活动等角度检索，这样的智能化检索也便利了用户的查询工作。
(四)保密意识强
作为世界知名的大型公司，十分注重企业形象，其档案利用也十分谨慎。以免发生有损企业竞争力的事件。[6]因此，企业档案馆一般是不对社会开放，以防止公司机密档案信息泄露。以 IBM 公司为例，在档案的对外提供利用方面，IBM 公司档案馆持谨慎的态度，凡是涉及公司商业秘密的文件一律不对外界提供。在该公司中，50％的现有档案是可以对外开放的，而对外服务方式主要是函调以及发 E-mail。IBM 公司企业档案的利用者主要为历史研究人员、新闻记者，而它对新闻记者的利用需求尤其注意特别谨慎对待，防止发生因机密档案信息泄露而引起的公开登载有损公司竞争力的新闻报道的事件。[7]
三、对我国企业的启示
(一)增强网站服务性
1.丰富馆藏量
档案馆网站工作人员应该积极收集整理公司重大活动中所形成的档案信息来丰富企业档案馆网站上档案的馆藏量，从而为用户提供更多的档案参考资料。
2.将档案资源科学地整合分类
档案馆网站工作人员应该明确网站中的分类标准，将收集到的企业档案资源进行整合，从而简化用户的搜寻查找过程，为用户节省时间和精力提高效率。
3.及时更新信息
档案馆网站工作人员应该积极更新信息，使用户能有一种新鲜感，从而提高网站用户访问量，真正发挥档案馆网站在宣传公司方面的作用。
(二)明确网站建设的目的，树立与强化效益意识
作为营利性机构中的非营利部门，企业档案部门应该服从和服务于企业的盈利目标，树立效益意识，利用有限的资源使真正有价值的档案得到保护和利用，不辜负企业初期投资时对预期经济效益的期望。[8]档案馆网站建设的目的是为了宣传公司，因此给用户提供的资源都应该能够反映公司性质以及特色，这样才能真正使效益最大化。
(三)加强先进技术的运用
本世纪以来，我国的计算机水平发展迅猛，但在档案馆网站建设方面却并没有运用那些先进的技术。这主要是由于公司上层对档案馆网站的建设认识不足，投入不够，这严重阻碍了档案馆网站作用的发挥。因此，企业应该更加重视对各种先进技术的运用，增加在档案馆网站建设上的投入，从而增强档案馆网站的趣味性和可读性，使其充分发挥宣传企业文化的作用。
(四)正确对待档案利用与保密的矛盾
档案的利用和保密一直都是一对矛盾：一方面，企业档案属于企业的私有资产，记录着企业发展成长中的各项活动，理解企业档案文化，另一方面，对企业档案进行利用又可以宣传企业形象、扩大企业影响。我国企业应该正确对待企业档案利用与保密之间的关系，在注重充分发挥档案价值的同时注重机密档案的保密工作，在维护机密档案(尤其是涉及企业负面形象的档案)的同时，最大化的利用档案，发挥档案价值能给企业带来更多的利益。